Mindannyian tudjuk, hogy a munkahelyi szervezés fontos, de ez sok ember számára folyamatos küzdelem. Akár hiszed, akár nem, a szervezés nem olyan ijesztő, mint amilyennek látszik. Néhány gyors javítás és néhány folyamatban lévő megoldás könnyebbé teszi, mint gondolta.
Lépések
1. módszer a 4 -ből: Tér és idő kezelése
1. lépés. Figyelje tevékenységeit
Töltsön el néhány napot napló vagy napló vezetésével a napi tevékenységeiről. Ez segít abban, hogy pontosan lássa, mit csinál, amit talán észre sem vesz, és kezdeti betekintést nyújt a szervezeti és termelékenységi hiányosságokba. Ezt a gyakorlatot is a nagyképű célok szem előtt tartásával kell elvégezni. A tevékenységi naplóban láthatja, hogy milyen tevékenységek lehetnek időveszteségek, és melyek azok, amelyek valójában elősegíthetik céljait.
2. lépés Határozza meg termelékenységi idejét
Vannak, akik reggeli emberek, és vannak, akik a reggeli ötlettől görcsölnek. Lehet, hogy már érzékeli, hogy melyik napszakban a legtermékenyebb. Akár estét, délelőttöt, ebédidőt, akár közvetlenül a munkanap csúcsidőszakát megelőzően vagy azt követően részesíti előnyben, használja ki ezeket az időket a termelékenység maximalizálása érdekében.
Lépés 3. Prioritizálja feladatait
Mindannyian tudjuk, hogy egyes feladatok fontosabbak, mint mások, de nem mindig ennek megfelelően helyezzük előtérbe őket. Tehát fejlesszen ki egy rangsorolási rendszert például fontos feladatok megjelölésével vagy főszereplésével, és legyen őszinte és rugalmas. Használjon emlékeztetőket, akár digitális naptárban, akár cetliken a számítógépen vagy az asztalon. Szánjon több időt és energiát a listájának elsőbbségi elemeire. Ilyenek például az időérzékeny feladatok, például az üzlet végén vagy holnap esedékes dolgok. Előnyben részesítheti azt is, hogy válaszol az ügyfeleknek, a főnököknek vagy bárki másnak, aki fizeti a számlákat. És ha nem biztos a feladat érzékenységében vagy fontosságában, mindig jó kérdezni.
4. lépés. Üsse ki azonnal a gyors feladatokat
Nem minden feladatot kell priorizálni, és a jövőbeli befejezési időre ütemezni. Néhány feladat megtervezése vagy ütemezése közel annyi időt vesz igénybe, mint a megvalósítás. Ha ez a helyzet, és azonnal ki tudja ütni ezeket a feladatokat, mindenképpen tegye meg! A gyors feladatok azonnali kezelése szintén segít megelőzni a halogatást.
5. lépés A rendetlenség és a munkaanyagok kezelése
Asztalunk könnyen átmegy a zsúfolt helyekről a tornádó helyekre, ami nyilvánvalóan akadályozza a szervezést. Vannak, akik csak a tiszta íróasztalra vonatkozó politikát követik. Bár ez nem feltétlenül szükséges, tegyen lépéseket a munkaterület felszabadításához.
- Rendcsinálás, lomtalanítás. Dobja a szemetet a szemétbe, és rendszeresen reszelje a szükséges anyagokat. Tisztítsa meg a rendetlenséget, amikor csak lehetséges: a munkanapon, a szünetekben vagy a feladatok között.
- Azonnal takarítson maga után. Így ez jár a fejedben. Ezenkívül elkerülheti azt az elkerülhetetlen izgatottságot, hogy a jelenlegi rendetlenség a jövőbeni rendetlenség részévé váljon.
- Tartsa kéznél a szükséges kellékeket. Természetesen nem minden rendetlen körülötted. Ha rendelkezésre állnak a szükséges eszközök, időt takaríthat meg, és jól kihasználhatja értékes helyét.
6. lépés. Tervezze meg a tevékenységeket és találkozókat
Vannak, akik csak a megbeszéléseket ütemezik, de a teendők listáján szereplő tevékenységeket nem. A legfontosabb feladatok ütemezése, valamint a találkozók hasznosak lehetnek. Az is lehet, hogy „kötegeli” a napjait, például csak kedden és csütörtökön. Tartson néhány lyukat az ütemtervében, hogy kreatív időt töltsön magának vagy a váratlan események kielégítésére.
- Használjon szervezőt és naptárat. Ezek lehetnek toll-papír szervezők, vagy szoftveralapú naptárak és személyi asszisztens alkalmazások, például az iCalendar vagy a Google Asszisztens.
- Kategorizálja tevékenységeit. A tevékenységek kategorizálása vagy színkódolása gyors vizuális emlékeztetőt adhat arról, hogy hol hol fontos. A kategóriák közé tartozhat például levelezés, projektek, események, találkozók, ötletbörzék, sőt szünetek, edzés és edzőteremben töltött idő.
- Egyszerűsítse technológiáját. Az online szervezők és az e-mail platformok, például az Outlook, egyesíthetik a teendők listáját, naptárait és címét. Ez nemcsak a hatékonyságot növeli, hanem segít a gondolkodás racionalizálásában is.
- Delegáljon, ahol csak lehet. A munkanap őrületében könnyű elfelejteni, hogy nem kell mindent magadnak csinálnod. Delegáljon egy asszisztenshez, vagy ha különösen mocskos, kérje meg kollégáját, hogy készítsen Önnek szilárd segítséget, és segítsen egy adott feladatban. Később bármikor visszafizetheti őket, amikor a dolgok lelassulnak.
2. módszer a 4 -ből: Az e -mail szisztematikus kezelése
1. lépés: Ellenőrizze az e -maileket ütemezett időpontokban
Nem kell mindannyiunkat a beérkező levelekhez ragasztani, mivel sok üzenet valójában nem annyira időérzékeny, mint gondolnánk. Ha olyan munkát végez, amely nem igényel azonnali e-mail-követést, ellenőrizze az e-mailjeit ütemezett időpontokban, csak napi három-négy alkalommal.
2. lépés. Fájlozza az e -maileket
Használja az iktatómappákat és a zászlókat előnyére, ahelyett, hogy hagyná, hogy az üzenetek összegyűljenek a postaládájában. Például az Outlook mappái és almappái, vagy a Gmail címkéi és több postaládája is előnyös lehet. Ha például újságíró, akkor a mappák neve Aktuális történetek, Jövőtörténetek, Régi történetek, Interjúk és források, valamint Hírek és ötletek lehet.
Törlés és archiválás. Archiválja a fontos, régi levelezést, a többit pedig törölje. A fenti példában a "Régi történetek" az újságíró archív mappája. Miután elkezdte törölni a régi e -maileket, meglepődik azon, hogy hány e -mail méltóbb a kukára, mint az irattartó. Vannak, akik a „beérkező levelek nulla” -ra is esküsznek, ami azt jelenti, hogy nulla olvasatlan e -mail (vagy nulla e -mail van a postaládájában, pont). A mappák és címkék használata mellett elérheti a beérkező levelek mappáját az archiválási funkció használatával, a leállásban lévő régi e -mailek törlésével és az e -maileket lebontó alkalmazások használatával
3. lépés. Használjon más kommunikációs formákat, ha hatékonyabbak
Néha egy gyors telefonhívás 10 oda-vissza e-mail feladata. Ha igen, hívja fel! Ha tudja, hogy az e-mail csere érdemel vitát, vagy jelentős oda-vissza mozgást foglal magában, néha jobb, ha telefonál. Gyakran kap bővebb tájékoztatást telefonon, miközben Ön és a vita másik fele kerülik a hosszú, időigényes e-mailek elkészítését. Akár e -mailt is küldhet egy kollégájának, és azt mondja: „Sok kérdésem van ezzel kapcsolatban. Talán könnyebb lenne felhívni. Felhívhatlak ötöt?"
4. lépés: A megszakítások korlátozása
Bár a stratégiai szünetek hasznosak, a megszakítások a munkaidőben nem. A megszakítások lelassíthatják, megtörhetik a munkaritmust, és elveszíthetik a gondolatmenetet. Tehát próbálja meg távol lévő üzeneteket és hangpostaüzeneteket használni, ha tudja, hogy túl elfoglalt lesz. Ezek az eszközök nem csak arra szolgálnak, amikor fizikailag nem tartózkodik az irodában; akkor használhatók, ha túl mocskos vagy. Sok embernek van „nyitott ajtókra vonatkozó politikája” is, de valójában nem kell mindig nyitva tartania az ajtót. Még az ajtón is hagyhat egy barátságos cetlit: „Konferenciahívás folyamatban” vagy „Foglalt”. Lépjen vissza később, vagy küldjön e -mailt."
5. lépés. Használja a felhőt
A felhőalapú számítástechnikát érdemes megfontolni, mert olcsóbb, méretezhető, hatékonyabb és könnyebben frissíthető. A felhőben elérhető tartalom különösen hasznos, mert hozzáférhet az összes eszközén: számítógépeken, táblagépeken, okostelefonokon stb. A felhőalapú tárolás a digitális biztonsági mentés hasznos elsődleges vagy másodlagos formája is. Kérdezze meg IT -menedzserét vagy szoftverszolgáltatóját, mert előfordulhat, hogy bizonyos mennyiségű szabad lemezterület már rendelkezésre áll a felhőben, vagy kis éves díj ellenében.
6. Használja az online könyvjelzőket
A főbb böngészők mindegyike rendelkezik könyvjelzővel, ahol elmentheti és rendszerezheti kedvenc vagy leggyakrabban látogatott webcímeit a gyors és egyszerű elérés érdekében. Használja ki őket, hogy ne felejtse el a fontos webhelyeket, ahol híreket vagy iparági frissítéseket kereshet.
3. módszer a 4 -ből: Az idő hasznosítása
1. lépés. Kerülje a többfeladatos munkát
Úgy tűnik, hogy ebben minden szakértő egyetért. Habár gyorsnak tűnhet, vagy jól néz ki a tévében, a multitasking nem hatékony, és ronthatja a szervezeti hatékonyságot. Ehelyett fordítsa teljes figyelmét egy -egy feladatra, kezelje azt, és lépjen tovább a lista következő elemére.
2. lépés. Hozzon létre egy ütemtervet vagy menetrendet magának
Szerencsére a legtöbb munka nem igényli a nap mindenének ütemezését percre. A nap legfontosabb eseményeinek, legfontosabb feladatainak és eseményeinek alapvető ütemtervének betartása azonban segíthet abban, hogy a feladatot megtartsa.
- Állítson be időkorlátokat bizonyos tevékenységekhez. Egyes feladatok nem igényelnek meghatározott időkorlátokat, de másoknak időparaméterekkel kell rendelkezniük a termelékenység növelése érdekében. Gondoljon olyan feladatokra egész nap, amelyek általában a szükségesnél több időt vesznek igénybe, és adjon nekik határidőket a jövőben.
- Költségvetési többletidő más tevékenységekre. Bizonyos feladatok, amint azt a tapasztalatokból megtanultad, általában a vártnál több időt vesznek igénybe, de ez nem feltétlenül rossz. Az ilyen típusú tevékenységekhez, valamint a különösen fontos eseményekhez és találkozókhoz, például költségvetési többletidő előtte és utána.
3. lépés. Használjon időzítő alkalmazást, stoppert vagy ébresztőórát
Ezek takarékos használat esetén hatékony eszközök lehetnek. Vannak, akik 10, 15 vagy 30 perccel az idő előtt szeretnék beállítani a riasztást, hogy előre figyelmeztessék őket, vagy pufferezzenek egy tevékenység előtt. Emlékeztető figyelmeztetéseket is beállíthat.
4. lépés: Kerülje a tevékenységek elhalasztását
Kérdezd meg magadtól, hogy feltétlenül szükséges -e a halasztás, vagy ez a késztetés csak egy példa a halogatásra. Ha az utóbbit érzi, ne halogassa el a hatalmat! Mindazonáltal azokban az esetekben, amikor a tevékenység egészének vagy egy részének elhalasztása elkerülhetetlen, feltétlenül jegyezze fel, ahol abbahagyta, és ütemezze át konkrét tervekkel. Alternatív megoldásként előállíthat egy készenléti tervet. Például, ha le kell mondania egy személyes találkozót, akkor esetleg konferenciahívást vagy webkonferenciát tarthat.
4. módszer a 4 -ből: Fizikai és mentális egészség megőrzése
1. lépés Tartson szüneteket
A mentális leállás fontos a termelékenységünk szempontjából és egészséges az elme számára. Néha annyira beleragadunk a munkánkba, hogy nem állunk meg, hogy szünetet tartsunk. A szünetek biztosítják a szükséges pihenést, amely javítja a termelékenységet, de lehetőséget ad arra is, hogy egy lépést hátralépjünk, és megkérdezzük, hogy az, amit tettünk, a leghatékonyabb időhasználat.
2. lépés. Aludj jobban
Megfelelő alvás nélkül másnap zavartnak, fáradtnak vagy letargikusnak érezheti magát, ami károsíthatja az ütemtervet és a munka hatékonyságát. Célja, hogy éjszakánként hét -nyolc órányi zavartalan alvás legyen.
3. lépés: Ne hasonlítsa össze magát munkatársaival
Munkatársaink legtöbb munkája eltér a miénktől, és mindenkinek más a szervezési módszere, amely nekik működik. Egy olyan módszer, amely értelmes és hatékony egy kolléga számára, nem biztos, hogy a legjobb módszer az Ön számára, és fordítva.
4. lépés: Fogadja el, hogy a szervezet folyamatos folyamat
Ne várja el, hogy tökéletes legyen. A szervezés folyamatos és folyamatos odafigyelést igényel. Nem lesz minden nap optimálisan megszervezve, de egy kis szervezet sokat segít a hatékonyság növelésében.
