Ha orvosi rendelőben dolgozik, vagy saját praxisát kezdi, akkor a betegek találkozóinak ütemezése az egyik legfontosabb feladat. Ha jól megszervezi a találkozók menetrendjét, akkor egyetlen beteg sem veszhet el a rendszerben, és mind a betegek, mind az orvosok kellemes élményt élvezhetnek az irodában. Eközben a termelékenység maximalizálása az ütemtervben lehetővé teszi, hogy több időpontot foglaljon le, és növelje irodája bevételeit.
Lépések
1. módszer a 3-ból: Időpont-ütemezési rendszer beállítása
1. lépés. Hagyja, hogy a betegek telefonon, személyesen és online foglaljanak időpontot
Így biztos lehet benne, hogy a lehető legtöbb beteget kapja, és nem veszíti el azokat a potenciális betegeket, akik nem tudnak időpontot egyeztetni. Ha lehetővé teszi az emberek számára, hogy online időpontot egyeztessenek, akkor a 24/7 online hozzáférés előnyeit is igénybe veheti, és a betegek órák után foglalhatnak időpontot.
- E fokozott hatékonyság mellett a betegek általában arról is beszámolnak, hogy kényelmesebben érzik magukat, és kevésbé terhelik magukat az online önbeosztás, mint a telefonos egyeztetés.
- Számos online találkozó -ütemezési szoftvert vásárolhat irodájában. A legnépszerűbb szoftverek közé tartozik az AppocationPlus, a Booker és a Thryv. Természetesen saját ütemezési szoftvert is készíthet, ha rendelkezik kódolási és fejlesztési ismeretekkel!
2. lépés. Ajánljon a betegeknek több időpontot a kinevezésükhöz
Győződjön meg arról, hogy a lehető legtöbb lehetőséget adja meg a pácienseinek, hogy kiválaszthassák a legjobb ütemtervet az adott ütemtervhez. Ez nyilvánvalónak tűnhet, de nagyon fontos, hogy a betegek elégedettek maradjanak, és csökkentsék annak esélyét, hogy időbeli konfliktus miatt le kell mondaniuk a találkozót.
Például ahelyett, hogy megkérdezné a beteget, hogy a kedd 1:00 órakor működik-e, adja meg neki a lehetőséget, hogy kiválassza a számára elérhető időtartamot, például kedden 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, vagy 4: 00-5: 00
Lépés 3. Vegye le az egyes ütemezett betegek elérhetőségeit
Fel kell vennie a kapcsolatot velük, hogy emlékeztesse őket egy közelgő találkozóra, vagy átütemezze a következő foglalást. Feltétlenül kérje meg a személy telefonszámát, e -mail címét és levelezési címét, amikor először foglalja le időpontját.
Ha a személy személyesen vagy telefonon egyeztet a találkozóval, egyszerűen kérje meg ezeket az információkat. Ha online időpontot egyeztetnek, feltétlenül vegyen fel egy területet az online portálon, ahol a betegek elérhetőségeit találja
4. lépés: A kinevezésük előtti napon küldjön emlékeztetőket a betegeknek
Ha a betegek elfelejtik a kinevezési idejüket, és nem jelennek meg, ez óriási elvesztegetett időhöz vezet az ütemtervben. Az emlékeztetők használata csökkenti annak kockázatát, hogy a betegek nem jelennek meg a találkozójukon, és ezáltal segít megelőzni ezt az időveszteséget.
- A betegek hívása vagy üzenete a legjobb emlékeztető típus, mivel nagyobb valószínűséggel vesznek észre egy bejövő hívást vagy szöveget, mint új e -mailt rövid időn belül.
- Az emlékeztető rendszer használata növelheti a nem kívánt találkozók lemondását és átütemezését is, ami azt eredményezheti, hogy a betegek jobban érzik magukat az irányításuk miatt, és így elégedettebbek a rendelési időkkel.
5. lépés. Rendeljen egy kijelölt találkozót ütemezőt az irodájához
Ha nem Ön felelős kizárólag az irodája találkozási ütemtervének betartásáért, akkor béreljen vagy jelöljön ki valakit a fő találkozóütemezőnek. Ha egy személyre hárítja a felelősséget a találkozók ütemezéséért, akkor rendszeresebb ütemezési eljárást tesz lehetővé, és olyan ütemezéshez vezet, amely jobban tükrözi a betegek igényeit és az egyes orvosok preferenciáit.
Például, ha egy személy felelős a találkozók ütemezéséért, akkor azokra a dolgokra összpontosíthat, mint az egyes betegek vagy állapotok egyeztetése az adott orvosokkal, ahelyett, hogy felosztaná figyelmüket több feladat között
2. módszer a 3 -ból: A betegek beosztása a menetrenden belül
1. lépés Csoportosítsa a hasonló állapotú vagy problémájú betegeket ugyanazon a napon
Az orvosok általában nagyra értékelik a hasonló betegek egymás elleni kezelését, mivel ez következetességet biztosít munkájukhoz, és koncentráltabb orvosi gondolkodásmódba helyezi őket. Így a kinevezési ütemterv ilyen módon történő megszervezése boldogabbá teszi az irodájában dolgozó orvosokat, és lehetővé teszi a betegek számára, hogy hatékonyabb kezelést kapjanak.
Például, ha több beteg egyeztet időpontot a bőrbetegségekre egy adott héten, próbálja meg úgy beállítani, hogy a találkozók az adott hét ugyanazon napjára essenek
2. lépés. Használjon triage diagramot, hogy fontossági sorrendbe állítsa a találkozókat a komolyság alapján
A diagramnak olyan kritériumokat kell tartalmaznia, mint a bejelentett tünetek, a kinevezés sürgőssége és a találkozó hossza. Amikor új találkozót ad hozzá az ütemtervhez, nézze meg ezt a táblázatot, hogy eldöntse, hogy ugyanazon a napon, a következő napokban vagy a következő hetekben foglalja -e le a találkozót.
- Például, ha valaki telefonál, hogy időpontot egyeztessen, és olyan tünetekről számol be, mint az erős fájdalom és a légszomj, akkor a lehető leghamarabb illessze be őket az ütemtervbe, mivel állapota nagyon súlyos lehet.
- Ha nincs helye az ütemtervben, hogy azonnal láthasson valakit, akinek sürgős állapota van, és át kell ütemeznie egy másik beteg időpontját, akkor a diagram segítségével meghatározhatja, hogy mely találkozókat lehet elhalasztani.
Lépés 3. Kerülje el az új betegek és a komplex problémákkal küzdő betegek kettős lefoglalását
Ezek a találkozók több időt és figyelmet igényelnek, mint a visszatérő betegeknek. Ehelyett ütemezze be a „dolgozó” betegeket, akik kevés figyelmet igényelnek az új betegek mellett, hogy a nővérek elvégezhessék az első bejelentkezést egy új betegnél, miközben az orvos dolgozik a dolgozó beteggel.
- Bár az ilyen típusú kettős foglalás segíthet abban, hogy több beteget láthasson egy nap alatt, előfordulhat, hogy váratlan körülmények esetén problémákba ütközik. A kettős foglalást minimálisra csökkentse, hogy elkerülje a problémákat.
- A „dolgozó” betegek ütemezése szintén jó eszköz arra, hogy a betegeket szükségleteik alapján rangsorolják, és több helyet hagyjanak a komolyabb problémákkal küzdőknek.
4. lépés. Tervezze meg ütemtervét a betegek szükségleteinek szezonális ingadozása alapján
Ügyfelei demográfiai adatai alapján valószínűleg rengeteg találkozót fog lefoglalni az év azonos időszakában rendszeresen. Használja a korábbi tapasztalatokat a szezonális ingadozások előrejelzésére, és hagyjon elegendő helyet az ütemtervben, hogy megfeleljen a betegek igényeinek.
- Például sok olyan embert láthat, akik az új tanév kezdetén ütemezik a gyermekeik ellenőrzését, ami azt jelenti, hogy minden nap meg kell próbálnia hagyni helyet ezeknek a találkozóknak az iskola előtt és után.
- Általában az orvosi rendelők évének legforgalmasabb időszakai közé tartozik az új tanév kezdete (azaz augusztus), az allergiaszezon (azaz április-június) és az influenza szezon (azaz október-február).
3. módszer 3 -ból: Hatékony kinevezési ütemterv fenntartása
1. lépés. Hozzon létre heti ütemtervet az ütemterv megszervezéséhez
Az ütemtervnek tartalmaznia kell olyan információkat, mint például, hogy hány beteget kell hetente beosztania az irodájának, hány órát dolgozhatnak a személyzet tagjai, és hány napot várhat a beteg, mielőtt orvoshoz fordulna. Ha ezeket az információkat tartalmazza az idővonalon, akkor könnyebben egyensúlyba hozhatja a beteg igényeit az irodai dolgozók igényeivel.
Például, ha tudja, hogy egy hétre már elegendő beteget ütemezett be irodája igényeinek kielégítésére, akkor a következő héten prioritásként kezelheti azon betegek ütemezését, akiknek nincsenek sürgős betegségeik
2. lépés: Módosítsa a hullámütemezést, hogy elkerülje a betegek felhalmozódását
Ebben az ütemezési modellben a beteg találkozók az óra eleje közelében vannak csoportosítva, és az óra vége nyitva marad. Ilyen ütemezés mellett az óra végén lévő szabad tér pufferként működik, amikor a megbeszélések a vártnál hosszabb ideig tartanak, vagy egyéb előre nem látható körülmények merülnek fel.
- A módosított hullámütemezési modell drasztikusan lerövidíti a betegek várakozási idejét, és ezáltal nagyobb általános elégedettséget eredményez.
- Ha az óra végén üres idő áll rendelkezésére, ezt az időt felhasználhatja az irodában végzett egyéb feladatok felzárkóztatására, például papírmunkák benyújtására, telefonálásra vagy akár személyzeti megbeszélések megtartására.
Lépés 3. Használjon várólistát, nehogy elveszítse az ütemtervet a törlés után
A várólista birtokában az utolsó pillanatban felveheti a betegeket az ütemtervbe, ha a korábban megbeszélt időpontot törlik. Ez minimálisra csökkenti azt az időt és bevételt, amelyet az irodája elveszít, ha a beteg törli Önt.
Hozza létre a várólistát digitális formátumban, és állítsa be úgy, hogy azonnal küldjön szöveget vagy e -mailt a listán szereplő betegeknek, amikor megnyílik az ütemterv. Ez sokkal hatékonyabb, mint telefonon kapcsolatba lépni a listán szereplő betegekkel
4. lépés Állítsa be az érkezési időket 20 perccel korábban, mint a megbeszélt időpontok
Ez elegendő időt biztosít a bejelentkezési állomás személyzetének, hogy minden szükséges információt összegyűjtsön a pácienstől, mielőtt megbeszélné az orvossal. A találkozók ilyen módon történő megszervezése megakadályozza azokat a késéseket, amelyek egy egész napos menetrendet megdönthetnek.
