Ha valaki csalódást okoz, vagy valami csalódás történik veled, teljesen normális, ha ideges, csalódott vagy egyenesen dühös. De sokszor a legjobb válasz az, ha nyugodt és összeszedett, így professzionálisan elmondhatja aggodalmait és csalódását. A professzionális kifejezést nem nehéz megtenni, ha hideg fejjel tartja magát és megőrzi nyugalmát. Akár úgy dönt, hogy csalódottságát e -mailben, levélben vagy személyesen közli, minden a megfelelő nyelv használatáról és a megfelelő magatartásról szól.
Lépések
Módszer 1 /3: Szakmai e -mail küldése
1. lépés: Az e-mail használatával fejezze ki csalódását a munkával kapcsolatos problémával kapcsolatban
Ha csalódott egy munkatársában vagy menedzserében, az e -mail nagyszerű módja annak, hogy kifejezze csalódását, miközben digitális nyilvántartást is vezet, ha a jövőben problémák merülnek fel. E -mailt is küldhet, ha visszautasítják a potenciális álláslehetőséget.
- Az e -mail is jó módja annak, hogy közölje csalódottságát a főnökével, ha elutasította a nyaralásra vagy az Ön által javasolt ötletre vonatkozó kérést.
- Annak ellenére, hogy árthat az érzéseinek, mindig jó ötlet egy további e-mailt küldeni, miután elutasították egy munkára.
2. lépés: Írjon egy rövid és közvetlen tárgysort, ha eredeti e -mailt készít
Legyen tömör, és világosan jelezze, hogy miről szól az e -mail a tárgysorban. Kerülje a hosszú mondat vagy durva nyelv használatát, hogy e -mailje professzionálisabbnak tűnjön, így a címzett komolyabban veszi. Válasszon egy 5 szónál nem hosszabb témát, és írja be az e -mail tárgysorába.
Például, ha e -mailt ír egy munkatársának a lemaradt határidőről, akkor olyan témakört írhat be, amely így néz ki: „Kimaradt szállítási határidő”
Jegyzet:
Ha olyan e -mailre válaszol, mint például egy e -mail, amely arról tájékoztat, hogy elutasították a potenciális munkát, válaszoljon az eredeti e -mailre, és ne írjon újat, így rendszerezett nyilvántartást vezethet levelezéséről.
Lépés 3. Kezdje e -mailjét professzionális üdvözlettel a hangszín beállításához
Nyissa meg e -mailjét hivatalos üdvözléssel, így az elejétől fogva világos, hogy e -mailje professzionális. Válasszon egy köszöntést, amely megfelel a személyhez fűződő kapcsolatának. Például, ha keresztnévvel dolgozik egy Matthew Smith nevű menedzserrel, elkezdheti az e-mailjét, például: „Kedves Matt”.
- Ha nagyon nyitott és alkalmi kapcsolata van a címzettel, akkor mondhat ilyesmit: „Hé, Matt”.
- Ha e -mailt írsz valakinek, akivel még soha nem találkoztál, akkor kezdd azzal, hogy „Kit érinthet”.
- A több címzettből álló csoportos e -maileknél, amelyeket meg szeretne foglalni, egyszerűen mondja ki: „Minden”.
Lépés 4. Adjon hozzá egy rövid megjegyzést, hogy az e -mail barátságos maradjon
Miután üdvözölte a címzettet, az e -mail első sorát tegye rövidre vagy kellemes beszélgetéssé, amely azt mutatja, hogy barátságos, de profi. Legyen rövid, és ne lépjen túl két -három sornyi apró beszélgetésen, mielőtt az e -mail címéhez jut.
- Kezdje valami ilyesmivel: „Remélem, jól teljesít” vagy „Remélem, ez az e -mail jól találja”.
- Ha a kapcsolat kötetlen az illetővel, említhet egy személyes részletet, például: „Remélem, jól érezte magát a múlt hétvégi koncerten.”
5. lépés Világosan fejezze ki csalódását az e -mail törzsében
Miután az üdvözléssel és egy rövid mulatsággal beállította az e -mail színpadát, kezdje el csalódásának kifejezését. Mondd el nekik világosan, mit érzel, de tartsd hivatalosnak a nyelvedet, és kerüld a szarkazmus, fenyegetés vagy trágárság használatát, hogy a lehető legprofibbnak tűnj. Sorolja fel az összes panaszát, és lehetőleg tartsa 1 bekezdésben az e -mail törzsét, hogy az e -mail az adott témára összpontosítson.
- Például, ha visszautasítottak egy potenciális munkát, akkor mondhat ilyet: „Sajnálom, hogy úgy döntött, hogy más irányba megy. Vártam a lehetőséget, ezért csalódott vagyok a döntés miatt, hogy valaki mást veszek fel.”
- Ha egy munkatársának vagy alkalmazottjának ír, hogy kifejezze csalódását, akkor ezt mondhatja: „Tudomásomra jutott, hogy bizonyos szabályokat és eljárásokat nem tartottak be megfelelően. Az irányelvek okkal léteznek, ezért csalódást okoz a tudat, hogy figyelmen kívül hagyták őket.”
6. lépés: Tartsa tiszteletben nyelvét és hangvételét az e -mail során
Használjon formális és tiszteletteljes nyelvezetet, hogy egyértelműen kifejezze csalódását anélkül, hogy a címzett úgy érezné, mintha személyesen támadja őket. Képzeld el, hogyan fogják fel az írást, ha valaki más elolvassa, vagy nyilvánosságra kerül, és úgy alakítja az írást, hogy az önmagad professzionális reprezentációja legyen.
- Ha e -mailt küld egy alkalmazottnak vagy menedzsernek, lehetséges, hogy e -mailjeit másokkal is megosztják, ezért fontos, hogy írásai tiszteletteljesek és szakszerűek legyenek.
- Például ahelyett, hogy valami ilyesmit mondana: „Nem értem, mi a problémája, és miért nem hajlandó követni az eljárást”, mondjon olyasmit, mint: „Amint azt korábban megbeszéltük, az eljárások célja, hogy mindenki ugyanazt tartsa oldalon, így mindenkinek követnie kell őket.”
7. lépés. Zárja le e -mailjét pozitív hangon és cselekvésre ösztönzéssel
Zárja be az e -mailjeit olyan cselekvőképes információkkal, mint például egy értekezlet létrehozása, vagy ha meghívja a címzettet, hogy ha kérdései vannak, jöjjön Önhöz. Vegyen fel néhány pozitív megjegyzést is. Említsen meg olyan dolgokat, amelyeknek örül, vagy dicsérje meg az illetőt valamiért, amit jól csinált, hogy úgy érezze, nem csak megbántja őket, hanem az ő érdekeit tartja szem előtt.
- Például azt mondhatná kérdezőjének: „De hálás vagyok a lehetőségért, hogy interjút készíthet a cégével. Kérem, tudassa velem, ha a jövőben valami nyitva áll!"
- Ha egy alkalmazottnak vagy munkatársának ír, próbálkozzon valami ilyesmivel: „Tudom, hogy nagyon keményen dolgozott ezen, csak fel akartam hívni a figyelmet az általam felvetett problémákra, hogy figyelni tudja a jövőbeli lehetséges problémákra.”
8. lépés: Olvassa el hangosan az e -mailt, mielőtt elküldi, hogy hallja, hogyan hangzik
Szánjon rá egy percet, hogy hangosan felolvassa az egész e -mailt, hogy hallhassa írásának hangját, és lektorálja az esetleges helyesírási vagy nyelvtani hibákat. Ha bármilyen elírást, helyesírási hibát vagy durva nyelvet talál, javítsa ki! Ha hangja túl lágy vagy túl durva, állítsa be a nyelvet, hogy az professzionális, de határozott legyen. Ha elégedett vele, küldje el annak a személynek, akinek szánták.
- Azt is kérheti, hogy egy barátja vagy munkatársa olvassa el az e -mailt, mielőtt elküldi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy rendben van.
- A helyesírási hibák vagy a hiányzó szavak valóban ronthatják az e -mail hatását, ezért szánjon időt az írás lektorálására.
2. módszer a 3 -ból: Hivatalos panaszlevél írása
1. lépés. Küldjön levelet egy cégnek, vagy ha nem tudott választ kapni
Ha csalódott egy termékben vagy egy vállalat viselkedésében, a panaszát részletező hivatalos levél írása a legprofibb módja a kommunikációnak. Ha más módon nem tudott kapcsolatba lépni valakivel, akkor egy utolsó levelet használjon hivatalos levélben, hogy kifejezze csalódását és részletezze problémáit.
Használhat egy levelet is utolsó kísérletként annak bizonyítására, hogy megpróbált kapcsolatba lépni valakivel, hogy megbeszélje vele a problémáját
2. lépés Világosan fogalmazza meg problémáját az első mondatban
Bármi legyen is az, amiben csalódott vagy, tedd egyértelművé, hogy leveled legelső mondatába írod. Legyen közvetlen és tömör, és világosan és szakszerűen fogalmazza meg problémáját vagy panaszát, hogy meghatározza az egész levél hangvételét.
- Például, ha egy vállalatnak ír, hogy panaszt tegyen az Önt érintő irányelvek miatt, akkor a következővel kezdheti: „Azért írok, hogy kifejezzem csalódottságomat és csalódottságomat a vállalat visszatérési politikájával kapcsolatban.”
- Ha levelet írsz valakinek, akit nem tudsz elérni, próbáld meg valami ilyesmivel kezdeni: „Ezt a levelet azért írom, mert nem válaszoltál a biztonsági letétemre vonatkozó kérdéseimre, miután nem tudtam elérni telefonon vagy e -mailben."
3. lépés. A levél törzsével adja hozzá a problémájához kapcsolódó adatokat és információkat
Miután elmondta csalódottságát és problémáját, a levél többi részével konkrét részleteket és információkat adhat hozzá, hogy kibővítse levelét, és elmagyarázza csalódottságát. Említse meg a probléma megoldása érdekében tett lépéseket, valamint az erőfeszítéseket annak érdekében, hogy segítséget kérjen tőlük.
Tipp:
Ha megpróbálta felvenni velük a kapcsolatot, vagy ígéretet tettek az aggodalmak kezelésére, említse meg azokat a dátumokat, amikor megpróbálta felvenni velük a kapcsolatot, vagy elkötelezték magukat a probléma megoldása mellett.
4. Lépés: Kerülje a dühös, gúnyos vagy fenyegető nyelvezetet
Levele során nyelvét és hangvételét tartsa hivatalosnak és szakszerűnek. Soha ne használjon trágár vagy fenyegető nyelvet, és kerülje a szarkazmust, hogy írásai a lehető legprofibbak legyenek.
- Ha valaha fel kell készítenie a levelét egy bírósági ügyben, akkor a lehető legprofibbnak kell lennie.
- Az átkozódás vagy az erőszakos nyelvhasználat agresszívnak és szakszerűtlennek tűnik.
5. lépés. Mellékelje a panaszával kapcsolatos dokumentumok másolatát
Ha képei, szerződései vagy bármilyen más dokumentumai vannak, amelyek alátámasztják vagy bizonyítják állításait, készítsen másolatot azokról, és csatolja azokat a leveléhez. Győződjön meg róla, hogy hivatkozik rájuk a levelében, hogy még jobban érvényesüljön minden állítása.
Például levelében ezt mondhatná: „Csatoltam képeket a késztermék kinézetéről, ami, mint látható, messze nem kielégítő.”
6. lépés. A befejezés után adja hozzá elérhetőségét
Fejezze be levelét egy bekezdéssel, amely összefoglalja fő aggályait, és azokat a lépéseket, amelyeket meg szeretne tenni azok megoldására. Ha azt szeretné, hogy az adott személy vagy cég vegye fel Önnel a kapcsolatot, hogy megpróbálja kijavítani a problémát, vagy tovább tárgyalja az ügyet, feltétlenül adja meg elérhetőségét az alján.
- Írja alá a levelet hivatalos zárással, például: „Tisztelettel”, „Tisztelettel” vagy „Tisztelettel”, majd neve mellett.
- Add meg azt a telefonszámot vagy e -mail címet, amellyel szeretnéd, hogy felvegyék veled a kapcsolatot.
7. lépés: Küldje el a levelet hitelesített levélben, így alá kell írni
Használjon hitelesített levelet vagy levélkézbesítési opciót, amely megköveteli, hogy a címzett aláírja, így igazolnia kell, hogy megkapta. Őrizze meg a nyugtát arra az esetre, ha valaha is bizonyítania kell, hogy levelet írt nekik, vagy biztosítsa azt egy bírósági ügyben.
3. módszer a 3 -ból: Beszéljen valakivel professzionálisan
1. lépés. Beszéljen valakivel közvetlenül, ha nem szeretné, hogy a nyilvántartásban szerepeljen
Ha inkább csalódottságát fejezi ki papírnyom nélkül, vagy anélkül, hogy aggódna a beszélgetés későbbi vizsgálata miatt, a személyes beszélgetés az út. Ezenkívül a közvetlen beszélgetés valakivel lehetővé teszi, hogy felmérje reakcióit, és személyesebbé tegye.
- Az is gyakran gyorsabb lehet, ha egyszerűen beszél valakivel, akiben csalódott.
- A valakivel való beszélgetés lehetővé teszi, hogy saját testbeszédét és hangszínét használja, hogy valóban kifejezze csalódottságát vagy csalódását.
2. lépés. Kérd meg az illetőt, hogy privát találkozzon veled a probléma megvitatása érdekében
Beszéljen az illetővel távol más emberektől, hogy szabadon kifejezhesse magát anélkül, hogy esetleg zavarba hozná őket. Tervezzen találkozót, vagy kérje meg őket, hogy találkozzanak veled valahol, például egy konferenciateremben, irodában vagy akár egy kávézóban, hogy professzionálisabb legyen.
- Hívja fel őket, vagy küldjön nekik egy e -mailt, hogy megkérdezze tőlük, melyik időpont és hely a legjobb számukra.
- Ha olyan helyzetben találja magát, hogy nem tudja privát módon elmondani csalódását, próbálja meg a lehető legprofibb maradni, és féken tartani a nyugalmát.
Tipp:
Ha azonnal beszélnie kell velük, mondjon nekik valamit: „Van egy gyors pillanata? Beszélnem kell veled.”
3. lépés: Kezdje a beszélgetést, megköszönve nekik, és kérdezze meg, hogyan állnak
Mielőtt elkezdené kifejezni csalódását, szánjon egy percet arra, hogy megköszönje az illetőnek, hogy időt szakított arra, hogy találkozzon Önnel és felmérje a hangulatát. Kérdezd meg tőlük, hogy hogy állnak, és készek -e beszélni veled a problémáról. Ha dühösnek vagy izgatottnak tűnnek, próbálja megnyugtatni őket, vagy várjon, hogy később beszélhessen velük. Ha úgy tűnik, rendben vannak, akkor folytassa, és kezdje el megbeszélni a problémáját vagy problémáját.
- A jobb lábról való indulás elősegíti a beszélgetés zökkenőmentes és szakszerű lebonyolítását.
- Kezdheti például valami ilyesmivel: „Köszönöm szépen az idejét. Nem tartok sokáig, csak meg kell vitatnom valamit veled.”
4. lépés Világosan és közvetlenül fogalmazza meg panaszát
Mondja el a személynek, miért csalódott, ha konkrét és érzelemmentes nyelvet használ. Légy közvetlen és tárgyilagos, és sorold fel az elégedetlenség minden okát, de kerüld el őket a jogsértések listájával. Használjon nyugodt, professzionális nyelvet az érzéseinek közvetítésére, és kerülje a hang emelését vagy a trágárságok használatát.
- A kiabálás és az átkozódás csak agresszívnek és szakszerűtlennek tűnik.
- Például mondd el nekik, mit érzel, anélkül, hogy túlzottan érzelmessé válnál. Mondhat ilyesmit: „Ha ilyesmit teszel, akkor tényleg olyan érzésem van, mintha nem érdekelne, hogyan hat rám, és őszintén szólva, bántó és csalódást okoz.
5. lépés. Az értekezlet befejezése előtt kérdezze meg őket, hogy van -e kérdésük
Miután kifejezte csalódottságát és elmagyarázta érvelését, adjon esélyt a személynek a beszélgetésre. Kérdezd meg tőlük, hogy van -e kérdésük számodra, vagy nem világosak -e valamiben, amit mondtál nekik, hogy ne legyen zavar. Ezután még egyszer köszönöm nekik, hogy találkoztak veled, mielőtt befejezed a beszélgetést.
Ha lehetséges, kínáljon megoldásokat vagy fejlesztéseket a jövőre nézve
Tippek
- Soha ne írjon be e -mailt, ne írjon levelet, és ne beszéljen, amíg dühös. Vegyünk néhány lélegzetet, hogy megnyugodjunk, mielőtt elkezdenénk, hogy tiszta fejünk legyen.
- Kerülje a beszélgetést valakivel mások előtt. Várja meg, amíg rendelkezésre állnak a beszélgetéshez és privát találkozáshoz.
