A személyes fájlok könnyen és gyorsan rendezetlenné válhatnak. Minél rendezetlenebbek lesznek a fájljai, annál nehezebb lesz újra megtalálni őket a jövőben. Annak érdekében, hogy megkönnyítse személyes fájljainak megtalálását és eltávolítását, szánjon rá egy kis időt, és rendezze őket megfelelően. A pontos rendszer, amelyet használ, csak rajtad múlik. Vannak azonban a személyes fájlok szervezésének néhány alapvető módszere, amelyek segíthetnek a fájlok rendbetételében.
Lépések
Rész 1 /4: Az alapvető szervezési módszerek használata
1. lépés: Legyen egyszerű
Az iratkezelő rendszer létrehozásának lényege, hogy megkönnyítse a dolgokat. Érdemes elkerülni, hogy a rendszer túl bonyolult vagy zavaró legyen. Ha a rendszert a lehető legegyszerűbbé teszi, akkor könnyen dokumentálhatja vagy visszakeresheti a szükséges dokumentumokat.
- Csak azt reszelje le, amire szüksége van. A túl sok tárolás zavarossá és nehezen használhatóvá teheti a rendszert.
- Kerülje el a fájlrendszer szükségtelen bonyolultságát.
- Dobja el azokat a fájlokat, amelyekre biztosan nincs szüksége.
2. Használja a megfelelő mélységet a rendszerben
Csábító lehet, ha sok különböző kategóriát és alkategóriát hoz létre a fájlok illesztéséhez. Érdemes azonban csak széles szintű kategóriákat létrehozni, és csak annyit használni, amennyire feltétlenül szüksége van. Túl sok kategória létrehozása nehézkes és nem hatékony iratkezelő rendszert eredményezhet. Győződjön meg arról, hogy megfelelő mennyiségű szervezeti mélységet hoz létre a rendszerben, hogy zökkenőmentesen működjön.
- Ne tegyen túl részletes alkategóriákat a rendszeréhez. Például a „Bevételek, étel, kenyér” túl részletes lenne ahhoz, hogy hasznos legyen.
- Egyszerűen a havi vagy heti bevételek kategóriájának megfelelőbb lehet az iktatási rendszer számára.
- A hatékony mélységre példa az, ha van egy szakasza az ügyfeleknek, majd ábécé sorrendben.
3. lépés: Könnyen megtalálja fájljait
Az iratkezelő rendszernek nagy előnye lesz, ha nyilvánvaló vizuális jelei vannak, amelyek tudatják Önnel, hogy pontosan hol tárol valamit. Ha nyilvánvalóvá teszi a fájlrendszer részeit, akkor gyorsan megtalálhatja az elemeket vagy fájlokat. Tartsa szem előtt ezeket a tippeket, amikor kiemeli fájljait:
- Használjon színes mappákat bizonyos kategóriák vagy szakaszok jelzésére.
- Próbáljon meg egy praktikus listát tartani a színekről és a hozzájuk rendelt kategóriákról.
- Használjon címkézőt a fájlok egyértelmű címkézéséhez.
- Kövesse nyomon a mappák vágását. Próbáljon csak egy mappa kivágást használni minden kategóriához vagy szakaszhoz.
4. Lépés. Gondolja át, hogy milyen típusú fájltárolókra lesz szüksége
Mielőtt rendszerezheti fájljait, meg kell találnia valamit a fájlok elhelyezéséhez. Az, hogy pontosan milyen típusú fájltárolókat használ, attól függ, hogy mennyi fájlt kell tárolnia, mennyire fontosak, a dokumentumok méreteitől és a hozzáférés gyakoriságától. Vessen egy pillantást ezekre a tippekre, hogy képet kapjon arról, hogy melyik fájltároló lehet az Ön számára:
- Ha nagyon fontos dokumentumokat kell tárolnia, fontolja meg a tűzálló tárolóedény vásárlását.
- Ha megtalálja az aláírók laboratóriumának pecsétjét a tartályon, az azt jelezheti, hogy a tároló körülbelül egy órán keresztül védi fájljait 1700 Fahrenheit fokos tűzben.
- Rendszeres fájlok esetén érdemes megvásárolni egy alapvető irattartó szekrényt. Az érzékeny vagy bizalmas fájlok esetében fontolja meg egy biztonságosabb iratszekrény vagy széf vásárlását.
- Gondoskodnia kell arról, hogy az iratgyűjtő tárolóban legyen elegendő hely az összes fájl tárolására.
- Ha szokatlan méretű dokumentumokkal rendelkezik, ellenőrizze, hogy elférnek -e a tárolóedényben. Például a legal méretű dokumentumok befolyásolhatják a szükséges mappa méretét, valamint a tárolási méreteket.
2. rész a 4 -ből: A dokumentumok rendszerezése
1. lépés Gyűjtse össze az összes dokumentumot
Mielőtt hozzákezdene a dokumentumok rendszerezéséhez, győződjön meg arról, hogy az összes dokumentumot maga előtt tartja. Ne aggódjon amiatt, hogy a fájlok hogyan vannak rendszerezve vagy elrendezve. Egyelőre gyűjtsön össze minden olyan dokumentumot, amelyet Ön szerint tárolni kell, és készüljön fel a rendezésre.
- Vegye ki a régebbi, már rendezett dokumentumokat. Érdemes átrendezni őket, hogy illeszkedjenek az Ön által létrehozott új rendszerhez.
- Győződjön meg arról, hogy összegyűjtötte az összes legutóbbi dokumentumot, és készen áll a rendezésre.
Lépés 2. Rendezze a fájlokat aktív és archiválási elemekbe
A fájlok rendszerezése során hasznos lehet két fő kategóriába sorolni őket: az aktív fájlokat, amelyekkel dolgozni kell, és az archív fájlokat, amelyeket el kell tárolni. Ez segít a gyakrabban használt fájlok elérésében, és szépen tárolja azokat a fájlokat, amelyekhez nem lesz szüksége azonnali hozzáféréshez.
- Az aktív fájlok olyan dokumentumok, amelyekkel továbbra is gyakran kell foglalkozni, hivatkozni vagy más módon hozzáférni.
- Az archív fájlok olyan dokumentumok, amelyekre a közeljövőben nem lesz szüksége, de mégis el kell menteni őket.
3. Létrehozás és címkézés a rendszerhez megfelelő kategóriákhoz
Miután összegyűjtötte fájljait egy helyen, gyorsan leltározhatja őket. Fájljainak áttekintése közben vegye figyelembe azokat az általános kategóriákat, amelyek megfelelhetnek. Írja le ezeket a kategóriákat, hogy létrehozza az alapvető szervezeti rendszert, amelyet fájljaihoz fog használni. Vessen egy pillantást ezekre a gyakori kategóriákra, hogy megtudja, melyiket érdemes használni:
- Jogi nyilvántartások alkategóriákkal, például születési anyakönyvi kivonat, halotti anyakönyvi kivonat vagy házassági okmány.
- Pénzügyi dokumentumok, amelyek a korábbi pénzügyi összefoglalókat, hitelkártyaadatokat, hiteljelentéseket vagy éves pénzügyi összefoglalókat tartalmazzák.
- Ingatlan nyilvántartások.
- Személyes dokumentumok, például oklevelek, foglalkoztatási nyilvántartások, egészségügyi nyilvántartások és biztosítási kötvények.
4. lépés. A hosszú távú tárolási dokumentumokat tárolja el
Tegye az archív fájlként megjelölt dokumentumokat a hosszú távú tároló tárolójába. Ezek a fájlok nem lesznek gyakran elérhetők, ezért győződjön meg róla, hogy a megfelelő kategóriába kerülnek az iktatórendszerben a későbbi visszakeresés érdekében. Az archivált fájlok valószínűleg az Ön által benyújtott és rendszerezett dokumentumok nagy részét teszik ki.
- A hosszú távú tárolás két további kategóriába sorolható: állandó fájlok és „halott” fájlok.
- Az állandó fájlok közé tartozhatnak oktatási dokumentumok, foglalkoztatási dokumentumok vagy más fontos dokumentumok, amelyekhez továbbra is szüksége lehet.
- A „halott” fájlok olyan dokumentumok, amelyekhez előfordulhat, hogy nem kell újra hozzáférnie. A régi adónyilvántartások ebbe a kategóriába tartozhatnak. Ne feledje azonban, hogy az adóbevallásokat hét évig meg kell őrizni.
5. lépés Helyezze az aktuális dokumentumokat az aktív dokumentumok szakaszába
Azokat a dokumentumokat, amelyeket gyakran fog használni, vagy még mindig felül kell vizsgálni, be kell helyezni az aktív dokumentumok szakaszba. Az iktatási rendszer ezen része lehetővé teszi, hogy gyorsan hozzáférjen az archiválásra kész dokumentumokhoz. Az alábbiakban bemutatjuk a négy leggyakoribb aktív dokumentumkategóriát, amelyek használatát fontolóra veheti:
- Dokumentumok, amelyek továbbra is figyelmet igényelnek.
- Dokumentumok, amelyeket még el kell olvasnia vagy ellenőriznie kell.
- Számlák, amelyeket még ki kell fizetni.
- Dokumentumok, amelyek készek hosszú távú tárolásra.
Rész 3 /4: Elektronikus fájlok rendszerezése
1. lépés: Kezdje széles kategóriákkal, majd pontosítson
Csakúgy, mint a fizikai fájlok esetében, a fájlok legszélesebb kategóriáival kell kezdenie. Például, ha Ön független vállalkozó, érdemes munkáltató szerint rendezni az iratokat. Vagyis hozzon létre mindegyikhez egy mappát. Ezután a fájlokat minden széles kategórián belül fel kell osztania kisebbekre. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatói mappákat tovább lehet osztani különböző mappákra, amelyek információkat tartalmaznak az adott munkáltatóval kapcsolatos projektekről.
- Fontolja meg a következetességet minden széles kategóriában. Ez megkönnyíti a fájlok megtalálását. Például minden projekt almappája tartalmazhat olyan fájlokat, mint a "projektdokumentumok", a "számlázás" és a "kommunikáció".
- A mappákat is nagyjából évente rendszerezheti, ha ez egyszerűbbnek vagy relevánsabbnak tűnik a fájljai számára.
2. lépés. Szkenneljen vagy töltsön le fájlokat, amelyek még nem rendelkeznek elektronikusan
Előnyös lehet, ha az összes fájlt elektronikusan, egy helyre menti. A szükséges idő ellenére meg kell próbálnia a lehető legtöbb fizikai dokumentumot beolvasni, hogy elektronikusan el lehessen menteni és biztonsági másolatot készíteni. Ezenkívül feltétlenül töltse le az online tárolt fájlokat más helyeken, arra az esetre, ha a tárhely nem érhető el, amikor újra szüksége van a fájlokra. Szervezze ezeket a fájlokat a többihez hasonlóan.
Lépés 3. Adjon fájloknak konkrét neveket
A fájlneveknek könnyen érthetőnek és egyedinek kell lenniük. Vagyis meg kell néznie a fájlneveket, és azonnal tudnia kell, hogy mit tartalmaznak. Próbáljon meg egy dátumot, a fájlt tartalmazó mappák jelölőjét és egy egyedi leírót megadni. Például az X X ügyfele számára 2016 júniusában létrehozott számlázási fájl neve lehet „0616_XCorp_Invoice_2”. Ez lehetővé teszi, hogy pontosan megtudja, mit tartalmaz a fájl, anélkül, hogy időt szánna a megnyitására.
Bármilyen rendszert is használjon a fájlok elnevezésére, csak ügyeljen arra, hogy ezt következetesen tegye. Miután kiválasztott egy rendszert, tartsa be magát; később nehéz lesz visszamenni és átnevezni az összes fájlt
4. lépés. Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot fájljairól
Az elektronikus fájlok megőrzésének elsődleges veszélye az, hogy az adatok elveszhetnek a számítógép összeomlása miatt. Készüljön fel erre, ha rendszeresen biztonsági másolatot készít fájljairól egy online biztonsági mentési szolgáltatásra, CD -re vagy külső merevlemezre. Feltétlenül jelölje meg ezeket a tárolóeszközöket olyan egyértelműen, mint a fájlokat. Ha rendelkezik külső meghajtóval vagy CD -vel, fontolja meg, hogy biztonságos helyen tartsa távol az elsődleges lakóhelyétől, hogy elkerülje a tűz vagy természeti katasztrófa okozta teljes veszteséget.
4. rész a 4 -ből: Az iratkezelő rendszer karbantartása
1. lépés. Tartsa a lépést a rendszerével
Miután létrehozta a töltőrendszert, továbbra is a kívánt módon fogja használni. Ha túlságosan lemaradunk, figyelmen kívül hagyjuk az iktatni kívánt elemeket, vagy helytelenül iktatjuk az elemeket, mind visszavonhatjuk a fáradozott munkát. Győződjön meg arról, hogy lépést tart az iktatási rendszerével, hogy az továbbra is működjön.
- Időnként a nem megfelelő fájlok keresése segíthet rendben tartani a rendszert.
- Ne hanyagolja el aktív dokumentumainak archiválását.
2. lépés: Távolítsa el a régi fájlokat
Bizonyos fájlokat hosszú ideig el kell tárolni. Az iratkezelő rendszere azonban véges méretű lesz, és rendszeresen el kell távolítania a felesleges fájlokat. A fájlrendszer rendszeres gyomlálása segít rendben tartani és megfelelően működni.
- Sok régi pénzügyi dokumentumot évekig kell tárolni.
- Előfordulhat, hogy a régi költségvetéseket, pénzügyi kimutatásokat vagy éves politikákat csak egy évig kell tárolni.
- A régi fájlok eltávolítása helyet biztosít a bejövő dokumentumoknak.
- Ha megszabadul a nem szükséges fájloktól, könnyebben megtalálhatja a szükséges dokumentumokat.
- Ugyanez vonatkozik az elektronikus fájlokra is. Törölje az ismétlődő, elavult vagy szükségtelen dokumentumokat a korábbi projektekből.
Lépés 3. Archiválja a régi elektronikus fájlokat
A régi fájlok, amelyek továbbra is relevánsak, vagy egy nap visszahívhatók, archiválhatók. Ez azt jelenti, hogy tárolja őket a szabványos iktatórendszertől, de rendszerezve és hozzáférhetővé teszi őket. Fontolja meg egy további széles kategória beállítását az archivált fájlokhoz. A nem használt fájlokat helyezze át ebbe a mappába, az almappák formázásával. Ha szeretné, hogy az archivált fájlok ne legyenek távol a fájl képernyőjétől, próbálja meg a "z" betűt a fájlnév elé helyezni, hogy az alfabetikus sorrend aljára kerüljön. Például nevezhetjük "z_archive" -nek vagy valami hasonlónak.
4. lépés: Egyszerűsítse az iktatási rendszert
A fájlok rendbetétele és azok ilyen módon tartása egyaránt hasznos lehet a személyes szervezés során. Az iktatási rendszerben azonban mindig lesz mit javítani. Miközben folytatja az iratkezelő rendszerrel való munkát, figyelje az esetleges fejlesztéseket, amelyekkel még hatékonyabbá teheti azt.
- Érdemes megszabadulni azoktól a kategóriáktól, amelyeket látszólag nem használ.
- A túlzottan használt kategóriákat kisebb kategóriákra kell bontani.
