A munkahelyi biztonságról és egészségvédelemről szóló törvény (OSHA) értelmében az alkalmazottai jogosultak bármilyen, a munkavégzéssel kapcsolatos biztonsági szabály megsértésére, beleértve a veszélyes anyagok használatát, a tűzvédelmet vagy a zajterhelést. Ha ismeri, hogyan kell reagálni az OSHA -panaszra, és rendelkezik meglévő eljárásokkal, az segíthet a vállalatnak abban, hogy az üzleti életben maradjon, és kielégítse a panasz által kezelt minden szabályozási igényt.
Lépések
1. rész a 4 -ből: Reagálás az első telefonhívásra
1. lépés. Ne essen pánikba
Az OSHA panasz fogadása valószínűleg sokkot fog okozni, de ne essen pánikba! Mindössze annyit kell tennie, hogy higgadt és tisztelettudó marad, figyelmesen meghallgatja és követi az utasításokat, elvégzi a szükséges módosításokat, és elküldi az ezt megjelenítő válaszlevelet. Valójában az OSHA -panaszát néhány napon belül meg kell oldani.
2. lépés Figyelmesen hallgassa meg
Amikor megkapja az első telefonhívást, amely értesíti Önt az OSHA panaszáról, figyelmesen hallgassa meg a telefonon lévő képviselőt. Kerülje a kérdéseket! Egyszerűen legyen olyan profi, amennyire csak tud, és írja le az összes információt.
Lépés 3. Kerülje el bármi beismerését vagy magyarázatát
Amíg a képviselővel telefonál, tartózkodjon attól, hogy bármit beismerjen, tagadjon vagy más módon magyarázzon. Ennek most nem az ideje. Egyszerűen hallgassa meg és vegyen be annyi információt, amennyit csak tud. A telefonálás közben fogja meg a nyelvét.
Mondhat ilyesmit: „Nem tudom sem megerősíteni, sem cáfolni ezeket az állításokat”, vagy egyszerűen: „Nem cégünk politikája, hogy azonnal válaszoljunk.”
4. lépés. Nyilvánítsa őszinte aggodalmát
Miután meghallotta a képviselő mondanivalóját, szánjon egy kis időt arra, hogy kifejezze valódi, szakmai aggodalmát. Illusztrálja, hogy nagyon komolyan veszi ezt a panaszt.
Nagyon közvetlenül kifejezheti aggodalmát, ha azt mondja: "Nagyon komolyan veszem ezt a panaszt. Az alkalmazottaim és a munkahelyem biztonsága nagyon fontos számomra."
Lépés 5. Hirdesse be a megfelelési szándékát
Magyarázza el, hogy a hivatalos panaszlevél kézhezvételekor alaposan át kívánja tekinteni az állításokat, és tartsa be a benne foglalt utasításokat. Tisztázza, hogy mindent megtesz annak érdekében, hogy megoldja ezt a panaszt és orvosolja a helyzetet.
Azt mondhatná: "Minden szándékomban áll megvizsgálni ezt az ügyet, és a lehető leghamarabb kijavítani az esetleges problémákat."
6. lépés. Köszönjük az OSHA képviselőjének
Telefonhívása végén ne felejtse el megköszönni a képviselőnek az idejét. Ez segít a kommunikáció pozitív és professzionális lezárásában.
2. rész a 4 -ből: Válasz a panaszlevélre
1. lépés Tekintse át a levélben hivatkozott OSHA szabványokat
Nagyon hamar a telefonhívás után meg kell kapnia a fax levelezést az OSHA -tól. Ez a hivatalos panaszlevele. Nagyon alaposan nézze át ezt a levelet, és határozza meg a panasz jellegét.
2. lépés Tegye közzé panaszlevelének egy példányát
Az OSHA utasításai szerint közzé kell tennie panaszlevelének egy példányát a vállalati hirdetőtáblán, ahol minden alkalmazott láthatja.
- Az idézetnek három munkanapig (hétvégéket és ünnepnapokat nem számítva) vagy a probléma kijavításáig közzé kell tenni.
- Ezt akkor is meg kell tenni, ha vitatja az idézetet.
Lépés 3. Írja alá és faxolja vissza a "Kifizetési bizonyítványt"
"Miután közzétette e levél másolatát, ahol az alkalmazottai láthatják, írja alá a mellékelt" Kifizetési igazolást ", és faxolja vissza a megadott számra. Bizonyítékként őrizze meg a fax nyugtáját.
4. lépés. Vizsgálja meg a vádakat
A lehető legalaposabban vizsgálja meg az OSHA panasz minden elemét. Még akkor is, ha felháborítja a panasz, vagy nem tesz sok állományt annak legitimitásában, keresse meg azokat a területeket, amelyekkel foglalkozni vagy javítani kell.
5. lépés Indítsa el a korrekciós tervet
Miután megvizsgálta az összes lehetséges problémát, készítsen tervet azok javítására, és azonnal indítsa el a tervét. Minden fontos változást rögzítsen fényképekkel, nyugtákkal vagy más dokumentációval.
3. rész a 4 -ből: Válaszlevelének megfogalmazása
1. lépés Gyorsan cselekedjen
A válaszlevelet legfeljebb három nappal a panaszlevél kézhezvételét követően kell elkészítenie. A panasz beérkezése után mindössze öt nap áll rendelkezésére a helyzet teljes körű kezelésére és a válasz benyújtására, ezért ne vesztegesse az időt.
2. lépés. Használjon világos formátumot
Nézze meg alaposan a panaszlevelének formátumát, vegye figyelembe a használt megfogalmazást, és figyeljen a hangnemre. Egyeztetni kell a kapott levél formátumával és hangnemével.
- Címzze meg levelét, amely tükrözi a kapott panaszlevélben szereplő információkat (beleértve a panaszlevelet aláíró képviselő nevét).
- Írja be a hivatalos panaszszámát a tárgysorba.
- Párosítsa üdvözletét a panaszlevélben leírtakkal.
- Fejezze ki szándékát a levélben (például az állítások kezelésére és a megállapítások bemutatására) a bevezetőben.
3. lépés: Korlátozza magát a tényekre
A levél hátralévő részében a lehető legegyszerűbben és egyértelműbben fogalmazza meg a tényeket. Ez nem az a hely, ahol rosszat lehet beszélni egy alkalmazottról, megpróbálni tagadni a vádakat, vagy másokat hibáztatni. Panasza a leggyorsabban megoldódik, ha egyszerűen foglalkozik a vádakkal, és elmagyarázza, mit tett a helyzet orvoslása érdekében.
Például azt mondhatja: "November 5-én kaptam az OSHA 2845. számú panaszát. A következő két nap folyamán megvizsgáltuk az 1-3. a páraelszívóról) a berendezés cseréjével (lásd a mellékelt nyugtát és fényképet)."
4. lépés. Dokumentáció benyújtása
Küldje el levelét a kiegészítő papírokkal együtt, amelyek segítenek lezárni az ügyet. Ez magában foglalhatja a megrendeléseket, nyugtákat, megfigyelési eredményeket, a szállító/vállalkozó kapcsolattartási adatait, fényképeket vagy bármely más dokumentumot, amely igazolja a módosításokat.
5. lépés. Küldje el a levelet
Gondoskodjon arról, hogy a levelet Certified Mail (nyugta aláírási kéréssel) vagy magán futár küldje el. Ne felejtsd el az ötnapos határidőt!
6. lépés. Hívja és kövesse nyomon
Ha a várt beérkezési dátumot követő három munkanap végéig nem hallott panaszáról semmit, hívjon és kövesse nyomon. Készítse elő ügyszámát, és kérjen állapotjelentést.
7. lépés Felkészülés az ellenőrzésre
Lehetséges, hogy az OSHA ellenőr figyelmeztetés nélkül megjelenhet a létesítményben. Legyen kedves, profi és udvarias, és csak az ellenőr által feltett konkrét kérdésekre válaszoljon.
8. Lépés. Fizesse ki a büntetéseket
A panasz jellegétől és súlyosságától függően büntetést is kérhetnek. Ezt a büntetést az idézet beérkezésétől számított 15 munkanapon belül kell megfizetni, közvetlenül az OSHA -nak csekket küldve. Amíg a fizetés meg nem érkezik, az ügy nem oldódik meg.
4. rész a 4 -ből: OSHA -panasz vitatása
1. lépés. Kérjen informális konferenciát
Ha fontolóra veszi a panaszának vitatását, erősen javasoljuk, hogy hívja fel és kérjen informális konferenciát az OSHA helyi képviselőjével. Ezen a konferencián jobban megismerheti a jogsértés jellegét, megvitathatja a korrekciós módszereket, megvitathatja az elszámolási lehetőségeket, és esetleg még a vitás idézeteket és büntetéseket is megoldhatja.
Ez akkor is megtehető, ha szándékában áll teljes mértékben megfelelni, vagy ha nem biztos abban, hogy milyen tanfolyamot válasszon
Lépés 2. Készítse el és küldje be a „Versenyre vonatkozó szándéknyilatkozatot
”Ha arra a következtetésre jutott, hogy a panasz bármely eleme megalapozatlan, vagy ha nem ért egyet sem a kijelölt díjjal, sem a csökkentési dátummal, akkor hivatalos hivatkozási szándéknyilatkozatot kell benyújtania a pályázatra az idézet beérkezésétől számított 15 munkanapon belül. A levelében a lehető legpontosabban fel kell tüntetnie, hogy mit vitatnak-az idézetet, az idézet egy részét, a díj összegét vagy a csökkentési dátumot. Ezután küldje el ezt az értesítést hitelesített levélben.
Például azt mondhatja: „Vitatni szeretném a 2015. november 5 -én kiadott idézet 2. és 3. pontja miatt javasolt idézetet és büntetést.”
3. lépés. Várja meg, amíg az OSHRC meghallgatást ütemez
Amint megkapja a versenyvizsga -értesítést, az ügy hivatalosan peres eljárás alá kerül. A csökkentési és díjfizetési dátumokat felfüggesztjük a döntés meghozataláig, és az ügyet továbbítjuk az OSHRC -hez. Az OSHRC a Munkaügyi Minisztériumtól független, független ügynökség. Az OSHRC tárgyalást ütemez az Ön ügyében.
4. lépés. Vegyen részt a tárgyaláson
A hallás időpontjának beállítása után el kell kezdenie a hallásra való felkészülést, és gondoskodnia kell arról, hogy részt vehessen. Érdemes jogi tanácsot kérni, aki segít ügyének bemutatásában. A meghallgatáson mind a munkáltatók, mind a munkavállalók jogosultak részt venni.
5. lépés: A döntés elfogadása vagy fellebbezés
Ezen a meghallgatáson döntés születik, vagy fenntartja az eredeti idézetet és díjakat, módosítja azokat, hogy figyelembe vegye az Ön konkrét vitáját, vagy elutasítja azokat. Ekkor bármelyik félnek lehetősége van elfogadni a döntést, vagy fellebbezni az OSHRC további vizsgálatára. Ha az ügyet továbbra sem sikerül megoldani, akkor a Szövetségi Körzeti Bíróság elé kerül.
Tippek
- Tartsa tiszteletben alkalmazottai OSHA -panasz benyújtására vonatkozó jogait. A Munkavédelemről szóló törvény 11. cikkének c) pontja megtiltja, hogy minden vállalkozás elengedjen egy alkalmazottat, vagy megtorolja őt a visszaélések miatt, vagy ha OSHA -panaszt nyújt be.
- Az OSHA -val való foglalkozás során ne tegyen fel kérdéseket és ne mentegessen. Ehelyett legyen egyszerű és tömör a velük folytatott kommunikációban, és csak a panaszt kezelje.
- Ha egy OSHA -nyomozó megjelenik az Ön vállalkozásánál, akkor nem kell beengednie őket, amíg az összes menedzsment a helyszínen van. Tájékoztassa erről a recepciót és a biztonsági őröket.
- Ha ez a probléma nem oldódik meg gyorsan, érdemes jogi tanácsot kérni.
