Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban: 11 lépés

Tartalomjegyzék:

Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban: 11 lépés
Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban: 11 lépés

Videó: Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban: 11 lépés

Videó: Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban: 11 lépés
Videó: Az alkalmazkodás a siker záloga 2024, Március
Anonim

A munkahelyi eljárások megváltoztatása általában pozitív eredményeket hoz, időt és pénzt takarít meg a vállalatnak, vagy pozitív munkahelyi környezetet teremt. A változás izgalmas azok számára, akik könnyen alkalmazkodnak hozzá, de néhány alkalmazott számára a változás ismeretlen, felkavaró vagy akár ijesztő is lehet. Nehezen tudják elfogadni az ismeretlent, szorongást okozva, vagy aggodalmukat fejezhetik ki az új politikák betartása miatt. Mint vezető a munkahelyen, az Ön feladata gondoskodni arról, hogy minden átmenet a lehető leggördülékenyebben menjen. Az új munkahelyi eljárások bevezetésének és végrehajtásának elsajátítása segít az alkalmazottaknak hatékonyan áttérni a változásokra, miközben fenntartja a magas munkahelyi morált.

Lépések

Rész 1 /3: Az eljárási változások tervezése

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 1. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 1. lépés

1. Légy tisztában a költségekkel

Ha eljárási változtatást hajt végre, hogy pénzt takarítson meg az elkövetkező években, akkor ez egyértelmű választásnak tűnhet. De ha ez a változás új berendezések költséges telepítését, a személyzet jelentős átképzését vagy új alkalmazottak felvételét igényli új feladatok ellátásához, akkor előfordulhat, hogy össze kell hasonlítania a költségeket, hogy lássa, meghaladják-e a hosszú távú megtakarításokat és előnyöket. Beszéljen egy könyvelővel a relatív költségekről és a hosszú távú megtakarításokról, hogy megállapítsa, vállalkozása megengedheti-e magának ezeket a változtatásokat, vagy próbálja meg elvégezni egy egyszerű költség-haszon elemzést.

  • A költség-haszon elemzés összehasonlítja a várható költségeket a várható előnyökkel, hogy meghatározza a legjobb, legköltséghatékonyabb tervet.
  • Egy egyszerű költség-haszon elemzés elvégzéséhez osszon egy papírlapot két oszlopra. Sorolja fel az előnyöket az egyik oszlopban, a költségeket pedig a másik oszlopban. Hasonlítsa össze a két listát, hogy megtudja, melyik lépés a legelőnyösebb és költséghatékonyabb.
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 2. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 2. lépés

2. lépés: Könnyítse meg a bevezetést

Még akkor is, ha az Ön által bevezetett eljárási változtatások gyökeresen megváltoztatják a vállalkozás működését, fontos, hogy ezeket a változtatásokat könnyen be lehessen vezetni és végrehajtani. Ha lehetséges, próbálja meg szakaszosan vagy szakaszosan végrehajtani az új változtatásokat. Így alkalmazottai könnyebben alkalmazkodnak az új eljárásokhoz és alkalmazkodnak hozzájuk.

Ha lehetséges, hajtsa végre a változtatásokat oly módon, hogy az alkalmazottak lépésről lépésre kiigazodhassanak. Próbálja meg az új eljárási változtatásokat több héten vagy akár hónapokon keresztül elhalasztani az optimális alkalmazkodás érdekében

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 3. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 3. lépés

3. lépés. Mérje meg a sikerét

Az eljárásban jelentős változtatásokat kell végrehajtani. Miután eldöntötte, miért hajtja végre ezeket a módosításokat, fontos, hogy megtalálja a módját a változások relatív sikerének mérésére. Ha a változtatások költségeket takarítanak meg, akkor végezzen költség -összehasonlítást, hogy értékelje, mennyire hatékonyak voltak a változtatások több hónap elteltével. Ha a változtatásoknak javítaniuk kell az ügyfelek elégedettségét, akkor végezzen felméréseket, és kövesse figyelemmel azon visszatérő ügyfelek számát, akik elégedettek az elvégzett módosításokkal.

Fontolja meg egy ingyenes vagy olcsó pénzügyi eszköz használatát a változások végrehajtása előtti és utáni nyomon követésére. Ingyenes eszközöket találhat online, például az inDinero vagy a Corelytics, vagy előfizethet egy részletesebb havi szolgáltatásra ugyanazon szolgáltatóktól

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 4. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 4. lépés

4. lépés. Készítsen menekülési tervet

Nyilvánvalóan abban reménykedik, hogy az új eljárási változtatásokkal jobb lesz a helyzet a munkahelyen. De mit tesz, ha az ellenkezője történik? Az eljárási változtatásokra vonatkozó minden jó tervnek rendelkeznie kell egy tartalék tervvel, vagy ha minden más nem sikerül, akkor egy menekülési tervvel, hogy a változtatásokat teljesen el kell hagyni.

  • Döntse el, hogy alapértelmezés szerint visszatér -e a régi eljárásokhoz, ha az új módosítások sikertelenek, vagy biztonsági mentési tervet hajt végre. Ha tartalék tervet választ, mindenképpen készítsen konkrét terveket.
  • Érdemes elkerülni, hogy elmondja alkalmazottainak, hogy rendelkezik biztonsági mentési tervvel, vagy visszatérhet a régi eljárásokhoz. Ha elmondja nekik ezeket a dolgokat, gyengének vagy eredménytelennek tűnhet vezetőként, és növelheti az alkalmazottak ellenállását a változásokkal szemben, ha tudják, hogy elegendő hangos ellenállás visszaállítja a helyzetet.

Rész 3 /3: A bizalom és az ellenőrzés fenntartása

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 5. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 5. lépés

1. lépés. Fogalmazza meg elképzelését

Ha úgy gondolja, hogy az elvégzett eljárási változtatások javítják a vállalatot és/vagy a munkahelyet, közölje ezt. Tájékoztassa alkalmazottait, hogyan képzeli el a vállalatot egy év múlva, és határozza meg azokat a stratégiákat (beleértve ezeket az eljárási változtatásokat), amelyek segítenek abban, hogy a vállalat ott legyen, ahol úgy gondolja, hogy annak lennie kell.

  • Ossza meg elképzeléseit alkalmazottaival. Legyen világos és tömör, és írja le, hogy mit szeretne cége számára.
  • Értse meg alkalmazottait.
  • Erősítse meg alkalmazottait azzal, hogy elmondja gondolatait, aggodalmait és általános visszajelzést az Ön által javasolt változtatásokról. Ne veszítse el azonban vállalata szervezeti felépítését.
  • Döntse el, hogy a legjobb lenne, ha közölné elképzelését, és személyesen vagy e -mailben jelentené be a változásokat. A sürgősségi kérdéseket a legjobb személyesen intézni, és az írott/e -mail üzenetek könnyen figyelmen kívül hagyhatók.

SZAKÉRTŐ TIPP

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA

Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA

Diversity, Equity & Inclusion Consultant

Help prepare the workforce ahead of time

Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 6. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 6. lépés

2. lépés: Eladja a váltót

Függetlenül attól, hogy milyen munkahelyi eljárási változtatásokat próbál végrehajtani, lehet, hogy nem elég, ha egyszerűen azt mondja az alkalmazottainak, hogy "ezentúl csak így lesz." Vezetőként az Ön szerepe a vezetés, és ez azt jelenti, hogy az alkalmazottakat 100%-ban maga mögött kell hagynia. Miután bejelentette a változtatásokat, adja el azokat alkalmazottainak. Segítsen nekik megérteni, hogy ezek a változások miért jóak a vállalatnak és végső soron az alkalmazottaknak.

  • Tájékoztassa dolgozóit az Ön (vagy a vállalat) motivációjáról a változtatások végrehajtásához. Ha a változtatások pénzt takarítanak meg, akkor mondja meg. Ha jobb munkakörnyezetet fognak teremteni, akkor tudassa mindenki. Függetlenül attól, hogy mi a motiváció, világossá kell tenni, hogy ezeknek a változtatásoknak az előnyei meghaladják a költségeket és a végrehajtási problémákat.
  • Mutassa be, hogy a régi cselekvési mód miért volt helytelen vagy hatástalan. Az egyértelmű kontraszt révén az alkalmazottak könnyebben megérthetik, miért volt szükség erre a változtatásra.
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 7. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 7. lépés

3. lépés Távolítsa el a bizonytalanságot

Az egyik legnagyobb oka annak, hogy az alkalmazottak ellenállnak a változásoknak, az a félelem, amit az ismeretlentől éreznek. Ha bármilyen bizonytalanság merül fel a napi üzletmenet működésével kapcsolatban, vagy arról, hogy Ön és alkalmazottai milyen különleges szerepeket fognak betölteni ezekben a változásokban, akkor el kell távolítania ezeket a bizonytalanságokat. Ezt úgy teheti meg, hogy előre látja az alkalmazottaival kapcsolatos kérdéseket, kételyeket és félelmeket, és enyhíti őket, mielőtt felmerülnek.

  • Gondosan tervezze meg, hogyan fog működni az üzlet, és milyen (ha van) változás következik be az alkalmazottak szerepében. Tudassa velük, hogy szerepeik nem fognak változni, vagy ha bármilyen módon befolyásolják a szerepüket, akkor tisztázza ezt eleve.
  • Próbálja úgy megfogalmazni az eljárási változtatásokat, hogy az alkalmazottak a változásokat javításuknak tekintsék. Ha eloszlatja a kétségeket, amelyek körülveszi a homályos eljárási közleményeket, és újra keretezi ezeket a módosításokat, hogy jobb munkakörnyezetet vagy zökkenőmentesebb műveletsort hozzon létre, akkor az alkalmazottak nagy valószínűséggel inkább a fedélzeten lesznek.

SZAKÉRTŐ TIPP

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA

Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA Sokféleség, méltányosság és befogadás tanácsadója

Szakértőnk egyetért:

Amint végrehajtják az eljárási módosításokat, és új szabályokat vagy irányelveket vezetnek be, tisztázza, hogy a változás mely aspektusai nem tárgyalhatók, és melyek rendelkeznek rugalmassággal. Mondhatod például,"

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 8. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 8. lépés

4. Lépés

Egyes üzleti szakértők azt tanácsolják, hogy az eljárási bejelentés időzítése lehet a legnagyobb tényező az alkalmazottak felvételéhez. Nincs egyértelmű szabály arra vonatkozóan, hogy mikor van megfelelő időzítés, mivel minden helyzet és munkahely eltérő, de ha tisztában vagyunk azzal, hogy a változások hogyan érintik az alkalmazottakat, az segíthet abban, hogy egy kicsit jobban időzítse a bejelentést és a végrehajtást.

  • Ha az új eljárások további képzést igényelnek, próbálja meg úgy időzíteni ezen eljárások végrehajtását, hogy az alkalmazottai elegendő időt kapjanak a felkészülésre. Például ne hirdessen új eljárásokat pénteken, ha azok a következő hétfőn lépnek életbe. Ez megkövetelheti, hogy az alkalmazottak a hétvégén bejöjjenek képzésre, vagy megpróbálják kitalálni a dolgokat azon a napon, amikor a változások életbe lépnek.
  • Ha lehetséges, néhány héttel az eljárás előtt be kell jelenteni az eljárási változásokat. Így mindenkinek lehetősége lesz elolvasni az új eljárásokat, megérteni, miben különböznek a régiektől, és megtanulhatja a szükséges változtatásokat.

Rész 3 /3: Változások végrehajtása

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 9. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 9. lépés

1. lépés. Ne veszítse el vállalatának identitását

Az eljárási változások általában jók, de nem lehetnek olyan radikálisak, hogy az alkalmazottak már ne ismerjék fel a vállalatot - legalábbis egyik napról a másikra. Ne feledje, hogy az ismerősök kényelme mellett sok alkalmazottja lojális lehet, és elkötelezett a vállalat iránt az imázs/identitás vagy eredeti küldetése miatt. Rendben van, ha ezeket a szempontokat egy hosszú távú tervben változtatja meg, de radikális változtatások rövid időn belül elidegeníthetik vagy riaszthatják a leghűségesebb alkalmazottaikat.

Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 10. lépés
Változtatások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 10. lépés

2. lépés. Keresse meg a bevitelt

Az alkalmazottak elégedettsége az egyik legjobb mérőeszköz a változások hatékonyságának mérésére. Egyes alkalmazottak természetesen ellenállnak a változásoknak, bármi történjék is, de más munkavállalóknak tetszhet az általános irány, miközben fenntartásaik vannak a változások tényleges végrehajtásával kapcsolatban.

  • Egy egyszerű módja annak, hogy biztosítsuk a munkavállalók elégedettségét és felmérjük az esetleges jövőbeni változásokat, ha visszajelzést kérünk az alkalmazottaktól a változásokról. Tudasd velük, hogy bár nem vagy nyitott a változtatások visszavonására, értékeled az alkalmazottak közreműködését és együttműködését, amikor a változtatások végrehajtásáról van szó.
  • Fontolja meg egy munkacsoport vagy bizottság létrehozását, hogy visszajelzést kérjen a változások végrehajtásáról, és hozzájáruljon ahhoz, hogy a változtatásokat sikeresebben lehessen végrehajtani.
Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 11. lépés
Változások bevezetése a munkahelyi eljárásokban 11. lépés

3. lépés Jutalmazza az alkalmazottak teljesítményét

Az egyik módja annak, hogy új eljárási változtatásokkal segítse az alkalmazottak bevonását, rövid távú célok létrehozása az alkalmazottak számára, és jutalmazza azokat, akik teljesítik ezeket a célokat. Ez jelentéktelen lépésnek tűnhet, de elősegítheti a változások támogatását, és erős vágyat kelthet ezekben a változtatásokban.

Tippek

  • A lehető leghamarabb vonja be alkalmazottait, és vegyen részt az eljárások megváltoztatásában.
  • Próbáljon segítséget kérni az alkalmazottaktól a folyamat tervezési vagy végrehajtási részében.
  • Ösztönözze a rugalmasságot a munkahelyen. Minél jobban alkalmazkodnak alkalmazottai a változásokhoz, annál könnyebb lesz ez a folyamat mindenkinek.

Ajánlott: