A városháza ülésének megtervezése egy egészségügyi kérdésről alapvetően nem különbözik attól, hogy a városházát bármilyen más kérdésben is megtervezzük, kivéve a közönség összetételét és az előadást felszólaló panelcsoportokat. Mindazonáltal sok minden beletartozik abba, hogy sikeresen tervezzenek bármilyen típusú városházi találkozót. Keményen kell dolgoznia, fontos érdekelt feleket kell toboroznia, és meg kell győződnie arról, hogy elegendő átfutási időt biztosított magának, hogy biztosítsa a sajtó és a közösség figyelmét.
Lépések
Rész 1 /3: Az alapozás lefektetése
1. lépés. Tervezzen egy tervezőbizottságot
A tervező bizottság ötlete a számokban rejlő erő. Kevés olyan probléma van az egészségüggyel kapcsolatban, amely több szervezetet sem érint. Meg kell határoznia a közösség más szervezeteit a problémájával kapcsolatban, meg kell győznie fontos tagjait a városháza előnyeiről, és fel kell vennie őket a tervezési bizottságába.
- Például, ha aggodalomra ad okot a gyermekkori táplálkozás, néhány közösségi szervezet, amely ezzel foglalkozik, lehet iskola, gyermekorvos, élelmiszerbank, egyház, gazdálkodó és napközi.
- Az önreklám rendkívül meggyőző motiváció lehet. Megközelítésből közelítse meg a célszervezeteket, elmagyarázva, hogy a városházán való részvétel hogyan lehet számukra kifejezetten előnyös.
2. lépés Lokalizálja a problémákat
Sokkal könnyebb aggódni egy olyan kérdés miatt, amely közvetlenül érinti Önt. Annak érdekében, hogy a városháza témája azonnali és meggyőző legyen, hangsúlyozza a kérdés helyi hatását, nem pedig az országos vagy globális hatást.
- Például, ha városában vagy államában magas a HIV -fertőzöttek aránya vagy magas az elhízás, akkor inkább a problémákat kell hangsúlyoznia, amelyekkel a települése szembesül, és nem a HIV -diagnózisból vagy általában az elhízásból eredő problémákkal.
- Tehát azt mondhatná: „Philadelphia városának 3,5 milliárd dollárral többet kell fizetnie az egészségügyi költségekért a következő 15 évben a magas elhízási arány miatt”, nem pedig „az elhízás magasabb egészségügyi költségekhez vezet”.
3. lépés. Határozza meg a célokat
Az értekezlet céljai határozzák meg a formátumot, kit hívnak meg és hogyan népszerűsítik. A „városháza” kifejezés csak egy olyan értekezletet jelent, ahol a nyilvánosság nyílt kérdései és válaszai teszik ki az ülés nagy részét.
Az értekezlet célja lehet tájékoztatás, bizonyos pozíciók támogatása vagy a politikai jelöltek visszajelzése. Bár a politikai jelölt- és érdekérvényesítő találkozók vonzzák valószínűleg a legtöbb figyelmet, nem feltétlenül azok a legjobbak az Ön problémájához. Például, ha a közvélemény ellentétes a szervezet politikai célkitűzéseivel, egy információs találkozó jobb stratégia lehet a vélemények megváltoztatására az Ön igényeinek megfelelően
4. lépés Válasszon formátumot
A városháza hagyományos formátuma szerint három -öt hangszóróból álló panel és egy moderátor rövid bevezetőket tart, amelyek részletezik a hátterüket és pozícióikat. Ezután a moderátor kérdéseket tesz fel a közönségnek. Míg a közönség kérdéseket tehet fel egy bizonyos panelistának, a moderátornak segítőként kell fellépnie, és ha úgy érzik, hogy a program előrehaladott lenne, ha ugyanazt a kérdést több panelhoz intézné, akkor meg kell tennie. Egyéb formátumok lehetnek:
- Tiszta kérdés és válasz formátum. Ez jó lehet a jelölt fórumának.
- Anonim kérdésformátum, ahol a kérdéseket előzetesen elküldik, és a moderátor kiválasztja, hogy mely kérdéseket kell a panel elé terjeszteni. Ez a formátum jó lehet vitatott témákhoz.
2. rész a 3 -ból: A találkozó összefogása
1. lépés. Válasszon egy helyet, dátumot és időt
A találkozó helyét központosított, semleges, akadálymentesített helyen kell elhelyezni. A templomok, könyvtárak, kormányzati épületek és közösségi központok mind jó választás. Győződjön meg arról, hogy nem ütközik egy másik népszerű közösségi eseményhez, és tartsa azt olyan időpontban, amikor sokan részt tudnak venni-a hétvégén, vagy ha a hét folyamán, este.
- Egy jó ökölszabály, hogy mindig olyan helyet válasszon, amely kicsit kicsi. A zsúfolt helyszín a tevékenység és a népszerűség benyomását kelti, ami mindig jobb, mint az alternatíva.
- Tegye ingyenessé vagy névleges költséggel az eseményt, de bátorítsa a résztvevőket, hogy válaszoljanak-a Facebook oldal, e-mail cím vagy telefonszám hívása egyszerű, olcsó módszer erre. Tegyük fel, hogy a „lehetõségek” kétharmada nem jelenik meg.
- Győződjön meg arról, hogy van egy alternatív találkozóhelye arra az esetre, ha a tervezett helyszín nem sikerül.
2. lépés. Hívja meg a panelistákat
A panelisták az egyik legfontosabb tényező, amely hozzájárul a városháza sikeréhez vagy kudarcához. Bár a legjobb, ha nevezetességek vannak a panelen, ez nem mindig választható. A következő legjobb dolog az, ha neves szervezeteket képviselő testületek és/vagy jelentős hátterű panelisták vannak-ez nagyobb hitelességet ad az eseménynek.
- Tekintse meg a választott tisztviselőket, akadémikusokat, egyházi és közösségi vezetőket, valamint a kezelést végzőket.
- Ez egy másik terület, ahol jól jöhet a változatos tervezőbizottság. Minél messzebbre nyúlik a tervezői közösség tagjainak kapcsolata, annál valószínűbb, hogy képes lesz egy változatos és izgalmas szakértői testület megérintésére.
- Ne becsülje le a személyiségtényezőt, amikor meghívja a panelistákat. A panelistáknak elég hitelesnek kell lenniük ahhoz, hogy eljuttassák az embereket a városházához, de elég izgalmasaknak kell lenniük ahhoz, hogy az emberek a városházáról beszéljenek jóval a befejezés után.
3. lépés. Moderátor toborzása
A moderátorok egy másik fontos tényező a városháza sikerében. A moderátornak tiszteletben kell tartania a panelistákat és a közönséget, valamint a temperamentumot, hogy oldja a feszültségeket és felgyorsítsa a vitát.
Gondoljunk egy olyan moderátorra, mint egy MC-karizmatikusnak kell lenniük, de nem annyira karizmatikusnak, hogy beárnyékolják a panelistákat vagy uralják a vitát. A média tagjai, a nyugdíjas bírák és ügyvédek, valamint a papság jó jelölt lehet
4. lépés: Röviden ismertesse a panelistákat
Győződjön meg arról, hogy a paneljei ismerik a városháza formátumát, a többi képviselő, a várható részvételt és a napirenden szereplő témákat. Amíg hajlandók, készítsék fel őket, hogy utána beszéljenek a médiával.
Jó ötlet, ha a paneljei negyvenöt perctől egy óráig érkeznek, így utoljára átnézheti a formátumot és a témákat
5. lépés Állíts össze egy személyzetet
Bizonyos kulcsfontosságú munkatársak szükségesek az ülés zavartalan lebonyolításához. Valakivel beszélnie kell a médiával, le kell ültetnie a vendégeket, és olyan anyagokat kell kiosztania, mint a találkozó napirendje a panelistáknak és a vendégeknek.
Ezek mind remek munkák az önkéntesek számára
6. lépés Készítse elő az anyagokat
Függetlenül attól, hogy mekkora a találkozója, szüksége lesz néhány nyomtatott anyagra, amelyeket a vendégeknek, a sajtónak és a panelistáknak továbbít. A megbeszélés típusa diktálja az adott típusú anyagokat. Például:
- Ha tájékoztató értekezletet tart, érdemes kinyomtatni a kézikönyveket vagy prospektusokat, amelyek érintik a városházán lefedett információkat. Például, ha problémája a közösségben lévő HIV, akkor nyomtasson ki egy kéziratot, amely áttekint néhány fontos statisztikát a HIV helyi hatásáról.
- A politikai képviselőjelöltekkel vagy tisztviselőkkel rendelkező városháza információkat tartalmazhat a jelöltek vagy tisztviselők helyzetéről és pártjairól, ami az Ön egészségügyi problémájával kapcsolatos.
Rész 3 /3: Felkészülés a találkozóra
1. lépés. Győződjön meg arról, hogy a hordozó megjelenik
A sajtó kulcsfontosságú a sikeres városháza számára. Függetlenül attól, hogy a városháza a kérdések érdekképviseletére, az információk terjesztésére vagy egy politikai fórumra összpontosít, ismertsége befolyásolja e célok sikerét és azt, hogy a jövőben hogyan tudja összeállítani a városházákat.
- Sajtóközleményeket kell írnia, azonosítania kell az újságírókat, amelyek egészségügyi, közösségi ügyekről vagy politikáról szólnak, és rendszeres időközönként fel kell venni velük a kapcsolatot.
- A sajtóközlemény egy egyszerű dokumentum, amelyet eljuttatnak a médiaszervezetekhez, és elmagyarázza az eseményt, és miért érdemes figyelemre méltó. A sajtóközlemény általában egy oldalnál rövidebb.
- A hírek az aktuális eseményekről szólnak, ezért feltétlenül hangsúlyoznia kell az újságíróknak, hogy a városháza miért olyan esemény, amelyet most és nem később kell lefedni. Például az elhízás mindig problémát jelent, de csak akkor hoz hírt, ha egy tanulmányt közzétesznek, és azt akarják bemutatni, hogy miért rossz.
2. lépés Forduljon hasonló gondolkodású szervezetekhez
A tervezőbizottság tagjait, a panelistákat és a kapcsolódó szervezetek tagjait, akik nem közvetlenül a városháza részei, művelni kell az esemény nyilvánosságra hozatala érdekében.
Ne felejtse el felhasználni az olyan erőforrásokat, mint az egyetemi egyetemek, kórházak és kormányzati szervek. Tájékoztató szórólapok, amelyek ezeken a helyeken hirdetik az eseményt. Nagyszerű módszer lehet a látogatottság növelésére
3. Lépés a közösségi médiába
Ne felejtsük el a Facebookon és más közösségi médiákban megjelenő problémacsoportok kiterjedt hálózatát. Ne csak a téglagyártó szervezetekhez forduljon a bérszámfejtés embereivel. Közzététel az érdekelt és kapcsolódó szervezetek Facebook -csoportjaiban, blogjaiban és üzenőfalain.
Győződjön meg róla, hogy a paneljei és tagjai a Twitteren, a Facebookon és az Instagramon is népszerűsítik az eseményt
4. lépés Állítsa össze a préscsomagokat
A sajtócsomagot abban különböztetik meg a sajtóközleményt, hogy egy anyagcsomagot adnak az újságíróknak egy esemény napján, nem pedig arra, hogy egy eseményt tudósítsanak. Tartalmaznia kell:
- A sajtóközlemény.
- A panelisták és az előadók életrajza.
- Információ a témáról, beleértve a vonatkozó tanulmányokat, statisztikákat és az érintett személyek személyes történeteit.
5. lépés. Várjon váratlant
Néha a panelisták nem jelennek meg. Néha tüntetők árasztják el a helyszínt. A semmiből hóvihar söpörhet be a területre. Rendezvénytervezőként meg kell terveznie ezeket az esetlegességeket úgy, hogy alternatív előadókat foglal, vagy más dátumokat ütemez.
- Ha a városházát elárasztják a tüntetők, a formátum megváltoztatása megfelelő lehet. Ha az eredeti formátum nyitott kérdés és válasz, akkor kérjen előzetes kérdéseket. Ha a tüntetők kívül vannak, hívja meg őket, és változtassa meg a formátumot, hogy továbbítsa a kérdéseket.
- Állítson fel alternatív hangszórókat a szervezetéből vagy a résztvevő szervezetekből arra az esetre, ha egy ütemezett előadó nem jelenik meg. Ha a városháza fórum a politikai jelöltek között, könyörtelenül hangsúlyozza azt a médiának-ami azt kívánja tőlük, hogy megjelenjenek.
